Kva er legalisering og apostille?

Kva land skal du bruke dokumenta i?

Krav til dokument som skal ha apostillestempel

Døme på dokument vi IKKJE kan gje apostillestempel

Slik går du fram for å få apostillestempel på eit dokument

Kva er legalisering og apostille?

Når du får legalisert eit dokument betyr det at du får stadfesta underskrifta til ein offentleg funksjonær, og at du også får ei stadfesting på at vedkommande har stillinga som er oppgitt i dokumentet. Du får dessutan stadfesta at vedkommande i kraft av stillinga si har rett til å underskrive eit slikt dokument.

Ei legalisering er betyr ikkje at du får dokumentasjon på at innhaldet i dokumentet er rett.

Statsforvaltaren kan gi dokumenta dine eit apostillestempel, som er ei forenkla legalisering. Utanlandske dokument må legaliserast i det landet dei er skrivne i.

Kva land skal du bruke dokumenta i?

Statsforvaltaren legaliserer dokument som skal brukast i dei landa som har slutta seg til apostillekonvensjonen. Dette er lista over land som er partar i Haag-konvensjonen om apostille.

Det er berre dokument i original, eller rett kopi stadfesta av offentleg styresmakt, som kan få apostillestempel. Mange dokument må først ha stadfesting hos notarius publicus før du kan få apostillestempel på dokumentet. Dette gjeld til dømes dokument som er skrivne eller stadfesta av statsautoriserte translatørar. Det same gjeld dokument som er skrivne av andre private yrkesutøvarar med autorisasjon frå det offentlege, til dømes advokatar, helsepersonell og revisorar. 

Mange dokument frå offentleg forvalting kan få apostillestempel utan at du må gå via notarius publicus. Dette gjeld til dømes dokument som har løvestempel og signatur frå skattekontor, politi, handelskammer osv. 

I Noreg er det tingrettane som er notarius publicus.

Krav til dokument som skal ha apostillestempel

For at vi skal kunne apostillestemple eit dokument, må dokumentet ha:

• namn og tittel til vedkommande som har signert dokumentet, anten med trykte bokstaver eller blokkbokstavar
• signatur (helst med blå penn)
• embetsstempelet (løvestempel) til den offentlege instansen som har skrive ut dokumentet

Vi må dessutan ha signaturen til personen i oversikta vår over offentleg tilsette. Statsforvaltaren kan ikkje hjelpe til med å omsetje til andre språk, men nokre offentlege instansar gir deg fleirspråklege attestar dersom du ber om det.

Det er Utanriksdepartementet som legaliserer dokument for bruk i alle land som ikkje er part i Haag-konvensjonen om apostille. Dokument som skal brukast i Norden, treng ikkje apostillestempel. Her er det nok med ei notarialstadfesting.

Døme på dokument vi IKKJE kan gje gje apostillestempel

Det er ikkje alle dokument som kan få eit apostillestempel:

• ikkje e-postar/digitale dokument
• ikkje kopi av dokument som manglar stadfesting frå tingretten (notarius publicus)
• ikkje utanlandske dokument som pass og liknande
• ikkje dokument frå land som ikkje har underteikna Haag-konvensjonen om apostille

Slik går du fram for å få apostillestempel på eit dokument

Dokument som treng apostille, kan du anten sende til Statsforvaltaren per post eller levere i resepsjonen. Du kan ikkje bruke e-post, faks eller liknande. Dersom du sender dokumenta i posten, ber vi om at du i eit følgeskriv opplyser:

• kva land dokumenta skal brukast i
• adressa vi skal bruke når vi sender dokumentet tilbake til deg
• telefonnummer vi kan nå deg på dersom vi treng å kontakte deg

Denne tenesta frå Statsforvaltaren er gratis.