Forvaltningskontroll av ordningar i jordbruket 2021

Det er kommunane som har ansvar for saksbehandling av søknader til desse tre ordningane. Sidan det gjeld statlege midlar, betyr det at kommunane opptrer som saksbehandlarar på vegne av staten, og det er ikkje rom for å bruke kommunalt skjønn. Det er Statsforvaltaren si oppgåve å kontrollere at midla er utbetalt i tråd med statleg regelverket. Årleg skal vi kontrollere forvaltning av statlege midlar til landbruket i minst 20 % av kommunane i Innlandet.

Statlege tilskot er eit viktig økonomisk verkemiddel for å nå politiske mål. I 2020 vart det utbetalt over 2,1 milliardar kr til jordbruket i Innlandet gjennom desse tre ordningane. Fordelinga er slik:

Rettstryggleik og likebehandling

Fokus i årets kontroll har vore rettstryggleik og likebehandling. Vi har sett på kommunane sine rutinar for saksbehandling, og vi har blant anna sett på bruk av avkorting i tilskotet. Dersom søkar har gjort lovbrot knytt til produksjonen, eller har gjeve feil opplysingar i søknaden, skal kommunen alltid vurdere avkorting i tilskotet. I slike tilfelle må kommunen ha rutinar på plass for å sikre at søkarane blir rett behandla.

Kort oppsummert kan vi seie at vi fann avvik i alle kommunar. Avvik er definert som brot på regelverk, og kommunen må rette opp i dette. I tillegg gjorde vi funn som vi karakteriserer som merknad. Dette er mindre alvorleg enn avvik, men likevel noko som kommunen bør rette opp i.

Mange kommunar vil nok oppleve at det blir negativt fokus i samband med kontroll, men dette er kontrollens natur. Vi har fokus nettopp på det som er feil og som ikkje fungerer tilfredsstillande. Når det er sagt, så ser vi at dei kommunane vi har kontrollert har mye god forvaltningspraksis og gjer det meste rett. Feil i forvaltninga skuldast ofte for dårleg opplæring og/eller for dårlege rutinar.

Målet er rett tilskot til rett føretak til rett tid

Ein kan spørje seg kvifor Statsforvaltaren skal «pirke» på kommunane når det gjeld forvaltning av desse ordningane. Svaret her er nettopp at statlege midlar skal brukast slik som regelverket seier, og at dei som søkar om desse midla skal bli likt behandla og ha rettstryggleik for at dei blir rett behandla. Dette kan summerast opp i «rett tilskot til rett føretak til rett tid». Det at midlane blir betalt ut i tråd med regelverket er også viktig for tilliten til forvaltninga.

Forvaltningskontrollen er ein prosess

Forvaltningskontrollen blir gjennomført i fleire trinn, og vi kan kort summere opp prosessen slik:

1. Førebuing av kontrollmøtet:
   1. Vi startar med å varsle dei kommunane som er trekt ut.
   2. Vi ber om å få tilsend dokumentasjon, bl. a. rutinebeskriving for ordningane, og avtaler tidspunkt for sjølve kontrollmøtet med kommunen.
   3. I tida fram til kontrollmøtet vil vi hos Statsforvaltaren gå gjennom både tilsend dokumentasjon og vi vil gå inn i søknader i kvar einskild ordning for å sjå om rutinane er følgd.
2. Gjennomføring av kontrollmøtet: Normalt vil vi reise på fysisk besøk til kvar kommune, men på grunn av pandemien vart dei første kontrollmøta i år gjennomført digitalt, resten vart fysiske møte. Kontrollmøtet er lagt opp slik:
   1. Vi startar med presentasjonar og ei orientering om kontrollen der gjerne både landbruksforvaltninga, kommunaldirektør og kommunedirektør er med.
   2. Deretter er det intervju med saksbehandlarar for kvar ordning.
   3. Til slutt har vi oppsummering med alle, både landbrukskontor og leiarar.
3. Rapport: Etter at kontrollmøtet er gjennomført, startar arbeidet med å skrive rapport. Først skriv vi ein førebels rapport som blir send til kommunen slik at dei får uttale seg. Når vi har hatt ein runde med dialog, skriv vi ferdig rapporten og sender endeleg rapport til kommunen. Dei endelege rapportane blir å finne i tilsynskalenderen til Statsforvaltaren i Innlandet.

Kva oppnår vi

Vi er opptatt av at kommunane gjennom kontrollen blir medvitne på korleis dei utfører jobben som saksbehandlarar på vegne at staten, og at dei rettar opp i eventuell feil saksbehandling. Vi har som mål at kontrollen skal bidra til ein læringsprosess som styrkar kvaliteten på forvaltningsarbeidet.

Vi hos Statsforvaltaren lærer mye i denne prosessen. Det vi finn i kontrollen, kan vere ein indikator på kva for behov det er for opplæring i kommunane, som fører til at vi kan tilpasse kurstilbodet vårt. Det vi ser og lærer, er viktig når vi skal ha dialog med direktorat og departement om korleis ordningane fungerer.

Ein tredje effekt av forvaltningskontrollen er at vi blir betre kjende med kommunane og folka som arbeider der. Å bli betre kjende får vi sjølvsagt til best når vi kan reise ut på fysiske møte. Vi er glade for at vi fekk til nokre fysiske kontrollmøte i år, og at vi vart tatt godt imot av kommunane vi var på fysisk besøk hos. Til neste år håpar vi å kunne gjennomføre alle møta fysisk.