Organisasjonskart og avdelinger

STAF utvikler digitale tjenester som er brukervennlige, effektive og pålitelige – for å gi innbyggerne et enklere møte med det offentlige.

Tjenestene er hovedsaklig rettet mot tre grupper: innbyggere, kommuner og andre offentlige aktører og ansatte hos Statsforvalteren. Innbyggerne bruker tjenestene til søknader og rapportering, mens Statsforvalteren og kommunene bruker dem i sin saksbehandling.

Avdelingen ser kontinuerlig etter muligheter for å løse oppgaver på nye måter. Fremover prioriterer vi å redusere manuelle steg i saksbehandlingen, øke deling av data mellom relevante aktører i søknadsprosessen og utvikle helhetlige løsninger som kombinerer egne tjenester med nasjonale fellesløsninger.

Utviklingen skjer i tett samarbeid med brukere og fagmiljøer hos statsforvalterne og i kommunene.

Våre løsninger brukes blant annet til å

• søke om separasjon og skilsmisse
• søke om rettshjelp
• gi statsforvalterne løpende oversikt over status i kommunenes sentrale ansvarsområder

Infrastruktur og drift legger grunnlaget for at statsforvalterne kan jobbe effektivt og sikkert i hverdagen. Avdelingen har ansvar for felles tekniske løsninger som gjør arbeidshverdagen enklere for ansatte – og som gir sikre, stabile og forutsigbare rammer for videre digital utvikling.

STAF samordner teknisk utstyr og løsninger på tvers av statsforvalterembetene. Det betyr felles plattformer, moderne utstyr og løsninger som er enkle å vedlikeholde og holde oppdatert. Slik får statsforvalterne bedre utstyr, færre lokale tilpasninger og mindre administrativt arbeid.

Avdelingen leverer blant annet PC-er og tilhørende utstyr, møteromsløsninger, utskriftsløsninger samt nettverk og tilganger som gir sikker og stabil bruk – både på og utenfor kontorene.

Informasjonssikkerhet er en integrert del av arbeidet. Avdelingen jobber systematisk med å forebygge dataangrep, beskytte sensitiv informasjon og sikre at felles løsninger og utstyr brukes på en trygg måte i hele organisasjonen.

Dokumentforvaltning er et fagområde i stor endring. En av STAFs viktigste oppgaver fremover er å effektivisere arkivering og dokumentflyt, og vi er godt i gang med å automatisere større deler av arbeidet. Blant annet har vi utviklet løsninger som automatisk arkiverer dokumenter og som gir trygt, automatisk innsyn i enkle saker.

Samtidig har STAF ansvar for den daglige arkivfunksjonen på vegne av statsforvalterembetene. Vi tar imot digital og fysisk post, registrerer den i sak- og arkivsystemet og veileder saksbehandlere hos statsforvalterne ved behov.

For å videreutvikle løsningene og sikre trygg deling av dokumenter og data på tvers av virksomheter, samarbeider STAF med flere premissleverandører om løsninger for digital post og meldingsutveksling.

Avdelingen deltar også i ulike samarbeidsprosjekter med andre virksomheter, slik som «Felles løft – sammenhengende tjenester for barn og unge»  som skal sørge for enklere og mer effektive tjenester til målgruppen.

Brukerservice har en sentral rolle i å sikre at digitale løsninger og felles tjenester faktisk tas i bruk og fungerer godt i hverdagen hos statsforvalterne. Avdelingen gir rask og kompetent bistand til ansatte, og bidrar til at nye løsninger gir ønsket effekt.

Avdelingen håndterer henvendelser på tvers av alle fagområdene STAF har ansvar for, og gir veiledning og støtte når ansatte hos Statsforvalteren trenger hjelp. God tilgjengelighet og korte svartider er viktig for å opprettholde en effektiv arbeidshverdag i embetene.

Brukerservice jobber også systematisk med kompetansebygging. Avdelingen utvikler kurs, veiledninger og selvhjelpsartikler som gjør ansatte mer selvhjulpne og tryggere i bruk av nye løsninger.

For å effektivisere bistanden ytterligere har Brukerservice tatt i bruk nye verktøy, blant annet en KI-basert chatløsning som gir raske svar på vanlige spørsmål og frigjør tid til mer krevende saker.

Avdelingen har en sentral rolle i å utvikle STAF som organisasjon, med særlig ansvar for HR og anskaffelser. Målet er å sikre riktig kompetanse, gode rammer for ledelse og en organisasjon som er i stand til å løse oppgavene sine på en stadig bedre måte.

HR-arbeidet i STAF skal være strategisk og relevant for hele virksomheten. Avdelingen jobber med rekruttering, kompetanseutvikling og lederstøtte, og er opptatt av å utvikle medarbeidere og ledere i tett samarbeid med tillitsvalgte. HR skal være en aktiv og nyttig støttespiller for ledere og ansatte i arbeidshverdagen.

Anskaffelser er et viktig fagområde for både STAF og statsforvalterembetene. Avdelingen har ansvar for fellesavtaler og gjennomfører større anskaffelser for embetene, herunder anskaffelser over 1,3 millioner kroner. I tillegg gir vi råd og veiledning i øvrige anskaffelser og bidrar til at innkjøp gjennomføres på en profesjonell og effektiv måte.

Styring og utvikling har et overordnet ansvar for retning, styring og sammenheng i STAF. Avdelingen jobber på tvers av hele virksomheten og sørger for at mål, prioriteringer og ressurser henger sammen, slik at utvikling skjer på en kontrollert og forutsigbar måte.

Avdelingen har ansvar for strategiutvikling, virksomhetsstyring og internkontroll, inkludert budsjett, styringsverktøy, indikatorer og oppfølging. Dette innebærer å utarbeide virksomhetsstrategi, legge til rette for god gjennomføring og sikre systematisk rapportering og oppfølging. Dette omfatter også arbeid med bærekraft, der krav, mål og tiltak inngår som en del av den samlede styringen av virksomheten.

Styring og utvikling koordinerer internkontroll og bidrar til at krav til styring, etterlevelse og dokumentasjon ivaretas på en hensiktsmessig måte i hele organisasjonen.

Beredskap, informasjonssikkerhet og personvern er sentrale ansvarsområder. Avdelingen jobber med rådgivning, kompetansebygging og utarbeidelse av retningslinjer, og planlegger og gjennomfører øvelser i samarbeid med berørte avdelinger og statsforvalterne. Dette skal sikre at STAF er godt forberedt på uforutsette hendelser og økende krav til sikkerhet.

Kommunikasjon er et viktig virkemiddel i arbeidet med styring og utvikling. Avdelingen legger til rette for tydelig og målrettet kommunikasjon internt og eksternt, og for god dialog med departementet, statsforvalterne og øvrige samarbeidspartnere.